Registro de viajeros en tu piso turístico: qué datos pide la ley y en qué plazo
Cuando decides alquilar tu piso a turistas, la atención suele centrarse en el anuncio, las fotos o el precio por noche. Sin embargo, hay una obligación que se repite en cada reserva y que muchos propietarios descubren tarde: el registro de viajeros. Consiste en anotar quién se aloja en la vivienda y en comunicar esos datos a las autoridades dentro de unos plazos muy concretos.
En este artículo repasamos quién tiene que cumplirla, qué información debes recoger, cuándo hay que enviarla y qué puede pasarte si te retrasas o te olvidas. Es una guía general; si tienes dudas sobre tu caso concreto, consulta con tu agencia o con un profesional.
Quién tiene que registrar a los huéspedes
La obligación recae en la persona que ofrece el alojamiento, es decir, en ti como titular del piso, aunque lo gestiones a través de una plataforma o de una empresa. El real decreto que regula este registro, aprobado en 2021, se aplica a quien alquila habitaciones o espacios para dormir a cambio de un precio, y lo hace también cuando la actividad no es profesional. Eso significa que, aunque solo alquiles tu piso de forma ocasional, debes cumplir.
La diferencia está en el detalle de las obligaciones. Quien actúa de forma no profesional queda liberado de llevar un registro informático propio y de conservar los datos durante años, pero sigue obligado a comunicar la información a las autoridades. Además, esa comunicación puede hacerse por medios no telemáticos, según el procedimiento que establezca el Ministerio del Interior. Antes de empezar, conviene confirmar en la sede electrónica oficial cuál es el sistema vigente para tu caso.
Qué datos debes recoger
La lista es larga, así que conviene organizarla en tres bloques. El primero describe el inmueble: la dirección completa con su código postal, la localidad y el país, el número de habitaciones y si el piso tiene conexión a Internet. El segundo se refiere a cada viajero: nombre y apellidos, sexo, número y tipo de documento (DNI, pasaporte o TIE), nacionalidad, fecha de nacimiento, lugar de residencia habitual y datos de contacto. El tercero recoge la transacción: el número de referencia de la reserva, la fecha y las firmas.
Un punto práctico: los datos del viajero deben coincidir con el documento de identidad que te haya enseñado. Eres responsable de que la información sea exacta, así que pide siempre el documento y no te fíes de lo que te diga el huésped de palabra.
Los plazos, paso a paso
Los plazos no son uniformes, y por eso es útil tenerlos a mano. Las obligaciones de comunicación se cumplen en tres momentos distintos:
| Momento | Qué hacer | Plazo |
|---|---|---|
| Antes de empezar a alquilar | Comunicar los datos del inmueble y del titular | Antes de iniciar la actividad, y como máximo diez días después de completar los trámites administrativos exigibles |
| Al formalizar o anular una reserva | Enviar los datos de la reserva o de su anulación | De forma inmediata y, en todo caso, en no más de 24 horas |
| Al inicio de la estancia | Enviar los datos de los viajeros | De forma inmediata y, en todo caso, en no más de 24 horas |
| Después de la estancia | Conservar el registro informático, si te aplica | Tres años desde que termina el servicio |
Si cambia alguno de los datos ya comunicados, por ejemplo el número de habitaciones o la dirección, tienes que volver a comunicarlos. Y ten en cuenta que estas comunicaciones son obligatorias desde el 2 de enero de 2023, así que no hay margen de adaptación para quien empieza ahora.
Cómo se firma el parte de entrada
Cada persona mayor de catorce años que se aloje tiene que firmar el parte de entrada. Para los menores de catorce, los datos los facilita el adulto que los acompaña. La firma puede recogerse en papel o en un soporte digital, siempre que el viajero la realice de manera expresa, algo que la normativa de 2021 también contempla.
En la práctica, puedes incluir el parte en el proceso de check-in digital: el huésped rellena sus datos antes de llegar, los firma y tú compruebas el documento a su llegada. Así evitas que el primer día se convierta en un trámite de papeleo.
Ejemplo orientativo
Imagina un piso de dos habitaciones en Madrid (dato supuesto) que alquilas a través de una plataforma. Un matrimonio reserva tres noches del viernes al lunes (supuesto). El día de la reserva, tienes que enviar los datos de la reserva en un plazo no superior a 24 horas. Cuando llegan el viernes, debes anotar sus datos a partir de sus documentos y enviar la información de los viajeros en ese mismo plazo. Si la reserva se cancela, la comunicación de la anulación sigue la misma lógica. Si tiene lugar una incidencia y el envío se retrasa, el propio real decreto califica el retraso como una irregularidad.
Qué pasa si no cumples
El incumplimiento se clasifica según su gravedad. Son infracciones graves la falta de los registros documentales que exige la norma, cuando te toca llevarlos, y la omisión de las comunicaciones obligatorias. Se consideran leves las deficiencias al rellenar los registros y las comunicaciones que se hacen fuera de plazo. Las sanciones concretas dependen de la ley de seguridad ciudadana a la que remite el real decreto, así que conviene revisarla antes de asumir riesgos.
Cómo puede ayudarte Inmofam
En Inmofam gestionamos el alquiler turístico de pisos en Madrid, y el registro de viajeros forma parte de la rutina que cuidamos: revisamos los datos del inmueble antes de publicar, coordinamos los envíos con cada reserva y te explicamos qué papeles debe tener cada huésped. Si todavía no sabes si tu piso encaja en este modelo, también podemos hacer una valoración inicial sin compromiso.
Nota: este artículo tiene carácter informativo y no sustituye el asesoramiento profesional. La normativa puede cambiar; consulta siempre las fuentes oficiales.